Hay dos factores principales que determinan la productividad de una empresa: el elemento humano y las herramientas utilizadas en los procesos.
Sin riesgo de exagerar, podría decirse que hoy disponemos de herramientas tecnológicas para facilitar todas las actividades en que haya puesto interés el ser humano; pero el provecho de cada herramienta depende del uso que le dé el operario.
La función que sigue desempeñando el individuo está estrechamente relacionada con su actitud y la aptitud y, por eso, es tan importante brindarle el respaldo que necesita, en los campos de la formación y la motivación.
- La formación: Un personal capacitado está en capacidad de aumentar la rapidez y la efectividad de los procesos operativos y reduce los márgenes de error. Aumenta la calidad y la capacidad de respuesta durante los picos de alta demanda.
- La motivación: Por medio de un buen ambiente laboral y los incentivos de acuerdo con su esfuerzo, capacidad y actitud.
- La planeación: Definición de tareas por ejecutar, soluciones a los inconvenientes que se puedan presentar, delimitación de los objetivos y posibilidades reales de alcanzar la meta con los recursos disponibles.
- El enfoque: Los esfuerzos deben estar dirigidos hacia las tareas más importantes y urgentes. La división de las tareas más largas y difíciles se facilita si se les divide en procesos más pequeños.
Con una idea clara del objetivo de la empresa y con el apoyo de un equipo humano capacitado y motivado, lo que corresponde es contar con las herramientas adecuadas para facilitar el trabajo y mejorar los resultados, y en ese aspecto, internet es abundante.
Veamos algunas de las herramientas más reconocidas, puestas por internet al servicio de la productividad:
1. pCloud
El pCloud es un sistema de almacenamiento de datos y copias de seguridad, en la nube. Sirve para mantener sincronizados los archivos en varias computadoras y en línea.
El beneficio proviene de que la información es accesible desde las computadoras de los colaboradores de la empresa, inclusive desde sus casas, y se mantiene actualizada.
2. Asana
Asana permite crear y dividir tareas entre las personas del equipo de trabajo, a través de dispositivos móviles y de escritorio. Permite hacer comentarios, checklists, definir plazos, incluir datos, etc. Ideal para empresas que ejecutan diversos proyectos con diferentes equipos.
3. Monday
Monday es similar a Asana, permite una gestión muy visual de los proyectos, tareas asociadas, miembros del equipo a cargo, tareas completadas y pendientes, entre otras.
4. MailChimp
Mailchimp automatiza y monitorea los proyectos de mercadeo a través del correo electrónico. También sirve para administrar anuncios en Facebook e Instagram de manera segmentada.
Alternativa: MailerLite
5. SEMrush
SEMrush es de gran ayuda en el trabajo de SEO o posicionamiento en buscadores, porque permite identificar las mejores palabras clave, descubrir debilidades en la estrategia del sitio web y permite administrar redes sociales, contenidos y anuncios.
6. Google Trends
Google Trends es una herramienta para el rastreo de tendencias de palabras y frases clave, durante períodos específicos. Ideal para elegir entre una o varias opciones, cuál es la más popular en un mercado determinado, para optimizar nuestro sitio de forma acorde.
7. Infogram
Infogram cuenta con una variedad de modelos para el fácil diseño de infográficos, sin necesidad de contratar a un diseñador.
8. Stencil
Stencil es una herramienta para crear contenido atractivo, a través de imágenes, tipografías y colores. Es muy fácil de usar, pero muy útil para generar imágenes de calidad profesional.
Alternativa: Canva
9. Lastpass
Lastpass es un gestor de claves, para los olvidadizos que tienen distintos sitios, cuentas de correo electrónico, etc. Permite almacenar todas las claves en un solo lugar, con una sola clave muy robusta. Tiene extensión de Chrome y app para iOS y Android. Recomendado para no quedar a expensas de un atacante usando la misma clave en muchos sitios.
10. Social Gest
Social Gest sirve para programar publicaciones en todas las redes sociales desde una sola plataforma, sugiere los horarios de mayor visitación y aporta análisis. Ideal para gestores de redes sociales que necesitan ahorrar tiempo y mantener un control riguroso sobre las publicaciones.
Alternativa: Hootsuite
Podría decirse que la lista de herramientas que ofrece la tecnología es tan amplia, que hay una o diversas soluciones para cada necesidad. Pero hay que recordar que las herramientas son sólo instrumentos de apoyo al equipo de trabajo, quien es, a fin de cuentas, el que define la dinámica con que se alcanza una mayor productividad.
¿Cuál es su herramienta favorita? ¡Déjenos su comentario!